Close

Repositori Institusi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama: Sebuah Gagasan

*Hariyah, Pustakawan

 “Sudahkah kajian-kajian Balitbangdiklat sebagai suatu lembaga publik, terakses dan termanfaatkan secara maksimal oleh publik?”

Menjawab pertanyaan ini, tidak terlepas dari pembicaraan mengenai Repositori Institusi. Repositori adalah sistem penyimpanan dan akses ke karya ilmiah yang dihasilkan dari penelitian dan/atau pengembangan, survei, atau pemikiran sistematis yang dilakukan oleh Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia maupun pihak lain yang bekerja sama dengan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (Sumber Perka LIPI No. 12 Th 2016 tentang Repositori dan Depositori LIPI).

Repositori institusi berisi publikasi Ilmiah, antara lain berbentuk: a) artikel jurnal/majalah ilmiah, makalah prosiding, dan buku; b) literatur kelabu, antara lain berbentuk: laporan penelitian tidak diterbitkan, dokumen rekomendasi, makalah kebijakan (policy paper, dan policy brief), program penelitian, pengkajian, atau pengembangan;  c) dokumen hasil kekayaan intelektual, antara lain berbentuk: paten, hak cipta, desain industri, merek dagang, prototipe, dan perlindungan varietas tanaman; dan d) hasil penelitian dan/atau pengembangan, survei, atau pemikiran sistematis selain sebagaimana dimaksud pada huruf a sampai dengan huruf c. (Sumber Perka LIPI No. 12 Th 2016 tentang Repositori dan Depositori LIPI).

Sementara sumber lain menyebutkan bahwa “An institutional repository is an online archive for collecting, preserving, and disseminating digital copies of the intellectual output of an institution, particularly a research institution…” (http://en.Wikipedia.org: 2014). Repositori Institusi dimaksud adalah sebuah arsip online untuk mengumpulkan, melestarikan, dan menyebarluaskan salinan digital karya ilmiah intelektual dari sebuah lembaga, khususnya lembaga penelitian.

Manfaat dari Repositori Institusi antara lain mengumpulkan karya ilmiah dalam suatu tempat agar mudah ditemukan kembali oleh mesin pencari, sebagai sarana promosi, menyebarluaskan karya lembaga dengan tempat dan waktu yang tidak terbatas. Secara spesifik tujuan repositori di antaranya: a) menyimpan dan melestarikan data primer dan karya ilmiah, b) menjamin ketersediaan, akses, dan mendorong peningkatan pemanfaatan karya ilmiah untuk jangka panjang (Sumber Perka LIPI No. 12 Th 2016 tentang Repositori dan Depositori LIPI).

Untuk membangun suatu Repositori Institusi diperlukan suatu proses mulai benchmarking, menyiapkan sumberdaya, dukungan pimpinan, prosedur dan peraturan, perangkat keras dan lunak serta jaringan, dan manajemen untuk menangani informasi muatan lokal. Selanjutnya diperlukan monitoring, pemeliharaan data, dan keamanan pada Repositori Institusi, agar informasi muatan lokal yang ada terjaga dari gangguan virus dan sejenisnya.

Membangun Repositori Institusi bukanlah suatu pekerjaan yang mudah. Oleh karena itu, diperlukan peraturan standar dan kebijakan atau Surat Keputusan Pimpinan Institusi sebagai alat atau penguat Perpustakaan untuk mewujudkan Repositori Institusi.

Pekerjaan membangun Repositori menjadi pekerjaan besar yang patut mendapat dukungan penuh dari Pimpinan Institusi, mengingat tidak hanya koleksi terbaru yang akan diunggah dan diterbitkan di Repositori Institusi namun koleksi lama juga harus diunggah dan tentu hal ini  juga terkait dengan HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual).

Mengapa Repositori Institusi ini menjadi penting? Karena Repositori Institusi ini berisi informasi muatan lokal (local content information) yakni  informasi yang dihasilkan oleh suatu institusi/lembaga penelitian yang sifatnya unik dan hanya dihasilkan dan dimiliki oleh institusi penghasil Informasi tersebut. Informasi muatan lokal ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan sebagai lembaga deposit yang mempunyai kewenangan untuk menyimpan, mengorganisasikan, dan mendistribusikan informasi yang diperoleh untuk kepentingan user.

Nah, bagaimanakah dengan Repositori Institusi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama? Mari kita tengok kondisi yang ada.

Selama ini hasil-hasil penelitian Badan Litbang dan Diklat belum terorganisir secara baik. Khazanah intelektual dan karya tulis ilmiah yang banyak dan besar ini memerlukan penanganan yang baik. Hal ini menimbulkan potensi adanya  semacam duplikasi antara  Puslitbang dengan Balai dan mungkin juga perguruan tinggi Kemenag. Hal ini bisa diatasi manakala kita memiliki plagiarism checker, misalnya turnitin.

Bahwa  irisan antara Balitbangdiklat dengan perguruan tinggi di bawah Kemenag adalah hasil-hasil atau kajian-kajian penelitian. Tentunya kalau dikumpulkan ini menjadai bahan atau koleksi penelitian yang cukup besar dan luas.

Efek dari keterbukaan informasi, misalnya dengan adanya repositori ini adalah hasil-hasil penelitian atau kajian-kajian tersebut menjadi lebih berbobot. Peneliti akan bersungguh-sungguh dalam penelitiannya karena akan terlihat kualitasnya, tidak sekedar rutinitas. Hal ini pada akirnya akan membantu menghindari duplikasi, plagiarism atau hal-hal lain yg tidak mencerminkan keakademisan.

Jika seluruh produk internal Balitbang bersatu dengan produk internal kampus-kampus Kemenag, sungguh luar biasa sekali sumber bacaan dan referensi yang dimiliki Kemenag. Hal ini sangat mungkin menjadi acuan atau referensi publik atau lembaga-lembaga tertentu atau mungkin negara lain yang ingin mencari tahu tentang Islam dan keagamaan di Indonesia. Sebagai contoh, tidak perlu lagi kita membuka library of congres katalog online hanya karena ingin mencari daftar judul jurnal yang pernah diterbitkan Balitbangdiklat. Hal ini pula akan membentuk budaya baca di kalangan peneliti.

Jika memungkinkan juga adalah semua hasil penelitian Litbang bisa di-translate ke dalam bahasa Inggris sehingga menjangkau pasaran yang lebih luas dan dunia internasional

Intinya adalah Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama belum memiliki Repositori Institusi. Perpustakaan Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama sebagai unit yang paling memungkinkan menjalankan fungsi ini, belum memiliki semua produk internal Kemenag khususnya dari Puslitbang dan BLA. Setiap Unit/Satker belum secara rutin menyerahkan hasil penelitian/kegiatan/produk internal lainnya ke perpustakaan. Semua hasil penelitian/kegiatan/produk internal lainnya masih terserak atau terpencar pada unit/satker yang ada. Pemahaman yang harus terus dibangun bahwa apa pun yang diproduksi oleh setiap unit/satker baik  itu yang tercetak seperti buku, jurnal, majalah, laporan tahunan, laporan kegiatan dll, maupun non cetak seperti video, cd, softfile dan sebagainya  wajib diserahkan dan disimpan di perpustakaan sebagai bahan untuk membangun Repositori Institusi kelak.

Apa yang ditawarkan oleh perpustakaan sebagai solusinya? Sejak berdiri tahun 2001 hingga kini, perpustakaan bekerja sesuai dengan visinya yaitu terwujudnya perpustakaan berbasis hasil penelitian (Riset) dan pengembangan teknologi yang menyediakan data dan informasi keagamaan yang handal dan terpercaya. Langkah-langkah yang dilakukan tertuang dalam suatu rancangan yang disebut dengan membangun Integrasi Perpustakaan Badan Litang dan Diklat Kementerian Agama.

Perpustakaan mempunyai fungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan bangsa. Salah satu hal yang sangat penting yang perlu dibangun adalah menjadikan perpustakaan sebagai koleksi deposit dan Repositori institusi seluruh produk dan kekayaan intelektual lembaganya.

Perpustakaan Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama sebagai unit Pembina bagi UPT di daerah mempunyai kewajiban untuk melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan pengembangan pengelolaan perpustakaan. Selama ini perpustakaan yang berada di lingkungan Badan Litbang dan Diklat, baik pusat maupun UPT belum menjadi institusi yang mampu mengumpulkan, mengelola, dan mendesiminasikan seluruh produk penelitian, karya intelektual, dan terbitan internal (local content)  lainnya. Karya-karya tersebut tersebar pada unit-unit kerja yang ada, belum terkumpul pada satu pusat data dan bahkan belum terkelola dengan baik. Akibatnya sumber daya informasi yang sangat melimpah ruah ini belum bisa diakses secara maksimal dan  tidak cepat memenuhi kebutuhan informasi pemustaka.

Karena itulah perlu adanya integrasi perpustakaan yang mengumpulkan semua aset intelektual lembaga, baik dalam bentuk tercetak atau non cetak dari semua satker yang ada di Balitbangdiklat. Semua produk internal lembaga atau local content terdapat satu portal penelusuran dan katalog induk nasional yang memuat semua metadata dan full text terbitan internal atau local content tersebut.

Kendala yang dihadapi adalah: 1) Perpustakaan Balitbangdiklat belum menjadi pusat deposit dan repositori atau Bank Data Lembaga, 2) Perpustakaan Balitbangdiklat belum memiliki semua produk internal Kemenag khususnya dari Puslitbang, Pusdiklat, BLA dan BDK, 3) Setiap Unit/Satker belum secara rutin menyerahkan hasil penelitian/kegiatan/produk internal lainnya ke perpustakaan, 4) Semua hasil penelitian/kegiatan/produk internal lainnya masih terserak atau terpencar pada unit/satker yang ada.

Untuk mengatasi kendala tersebut diperlukan: 1) Pemahaman dan persamaan persepsi dari semua pihak akan pentingnya deposit dan  Repositori Institusi sehingga dengan penuh kesadaran mau menyerahkan dan menyimpan produk unit/satkernya di perpustakaan, 2) Penguatan dari Pimpinan atau pengambil kebijakan dengan membuat aturan main baik dalam bentuk peraturan, keputusan, dan sejenisnya, 3) SDM perpustakaan yang didukung dengan tenaga perpustakaan dan IT yang concern.

Berikut ini adalah langkah pembangunan perpustakaan 2017-2019, yaitu: 1) Membangun kesadaran melakukan Depositori dan Repositori Institusi melalui Orientasi Perpustakaan, 2) Melakukan Monitoring tindak lanjut dari Orientasi Perpustakaan. Dalam aktivitas ini  setiap  satuan kerja di lingkungan Balitbangdiklat diharapkan melakukan inventarisasi hasil kegiatan (kelitbangan dan kediklatan), melakukan Depositori (data mentah/primer hasil penelitian atau kediklatan) dan Repositori (laporan/terbitan dan digitalnya ) dengan mengumpulkan dokumen fisik di perpustakaan, dan meng-input data tersebut pada aplikasi perpustakaan.

Selain itu perpustakaan Balitbangdiklat menginventarisasi semua hasil kegiatan kelitbangan dan kediklatan yaitu dengan menginventarisasi hasil kelitbangan pada Pusat 1, Pusat 2, Pusat 3, BLA Jakarta, BLA Semarang, BLA Makassar, serta menginventarisasi hasil kediklatan pada Pusdiklat ADM, Pusdiklat Teknis, dan BDK-BDK. Kemudian meng-input semua data inventaris kelitbangan dan kediklatan dari semua unit kerja yang ada di Balitbangdiklat, baik pusat maupun daerah ke dalam aplikasi perpustakaan sehingga bisa diakses secara online pada OPAC (Online Public Access Catalogue) dan Web perpustakaan.

Hal lain yang juga penting adalah  tersedia server perpustakaan yang memadai dan tenaga IT yang concern untuk maintenance data dan aplikasi perpustakaan. Di antara yang dilakukan adalah mendigitalkan semua terbitan Balitbangdiklat, mendata hasil kelitbangan dan kediklatan yang sudah digitalkan oleh unit kerja yang bersangkutan, mengumpulkan file digital dari hasil kelitbangan dan kediklatan di perpustakaan, memilah hasil kelitbangan dan kediklatan yang bisa diakses ke luar/ diakses secara online, meng-upload file digital pada aplikasi perpustakaan.

Selain itu perlu juga bersinergi di antaranya dengan mengumpulkan data penelitian pada UIN/IAIN/STAIN. Hal ini dapat dilakukan dengan  menginventarisasi hasil-hasil penelitian pada Perguruan Tinggi  di bawah Kemenag dan meng-input metadata hasil-hasil penelitian pada Perguruan Tinggi  di bawah Kemenag. Tak kalah penting dan besarnya data ini adalah dengan membangun jaringan perpustakaan di bawah Kementerian Agama (agar bisa mengakses tidak hanya metadatanya tetapi juga fulltext nya), terbangunnya KIN (Katalog Induk Nasional) Perpustakaan baik pada Unit Kerja maupun pada Perguruan Tinggi di bawah Kementerian Agama, dan tentunya tergabung pada One Search Perpustakaan Nasional.

Maka bagi perpustakaan Badan Litbang dan Diklat Kemenag, ini adalah saatnya untuk saling bersinergi, mewujudkan literasi agama melalui perpustakaan.

 

Sumber foto: https://www.google.com