Jakarta (Balitbang Diklat)---Balai Litbang Agama Jakarta (BLAJ) saat ini sedang mengembangkan aplikasi  persuratan bernama SIMS (Sistem Informasi Manajemen Surat). Aplikasi ini akan mempermudah beberapa aktivitas persuratan mencakup; pencatatan surat masuk-keluar, pendistribusian surat dan pemberian tindakan surat (disposisi) dengan notifikasi e-mail, serta tracking rincian alur pendistribusian surat.

Menurut Kasubag Tata Usaha BLAJ Hery Susanto, SIMS merupakan merupakan pengembangan aplikasi persuratan sebelumnya yang dimiliki BLAJ. “Sebelumnya  BLAJ sudah memiliki  E-Arsip. Namun aplikasi ini masih sederhana.  Setelah satu tahun menggunakan aplikasi E-Arsip, kita melihat ada beberapa hal yang perlu dimaksimalkan. SIMS merupakan hasil pengembangan dari E-Arsip,” ujarnya di Jakarta (19/08/2022).

Aplikasi ini juga diajukan Hery Susanto menjadi bagian Laporan Aksi Perubahan saat mengikuti  Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan II Tahun 2022 pada pertengahan Agustus lalu, dan masuk peringkat 10 besar. 

Inovasi yang dilakukan BLAJ mendapat dukungan dari Sekertaris Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama Muharam Marzuki. Hal ini terlihat saat tim Balai Litbang Agama Jakarta mempresentasikan aplikasi SIMS di kantor Badan Litbang dan Diklat awal Agustus 2022. 

Menurut Muharam, aplikasi ini akan mengubah cara para pegawai dalam bekerja.  Biasanya banyak surat yang hilang atau tercecer sehingga menghambat kinerja pegawai. Dengan aplikasi ini,  pengelolaan surat menjadi lebih tertib dan tertata.

"Ketika pimpinan memberikan disposisi, di sistem aplikasi ini akan terekam sempurna kapan diterbitkannya kapan ditindaklanjutinya. Tak bisa lagi santai dan alasan ini itu karena sudah terekam dalam sistem. Akan mengubah pola pikir kita terhadap pekerjaan," jelasnya Muharam. 

Hal senada juga dikatakan Kepala Balai Litbang Agama Jakarta Samidi. Dikatakannya, SIMS merupakan integrasi antara pengelolaan surat dan arsip dinamis yang dilakukan secara instansional berbasis digital dan bertujuan untuk mewujudkan tata kelola persuratan yang lebih efektif.  

“Surat atau arsip memiliki nilai penting karena merupakan bahan bukti resmi penyelenggaraan administrasi pemerintahan dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Arsip juga sebagai bukti tanggung jawab kita terhadap generasi yang akan datang. Sehingga melalui  aplikasi SIMS  akan memudahkan kita untuk mencari atau membuka kembali arsip- arsip penting," jelas Samidi.

Aris Widodo N/diad