Sudirman A. Lamadike

Analis SDM Aparatur pada Badan Moderasi Beragama dan Pengembangan SDM (BMBPSDM)

Jakarta (BMBPSDM)---Arsip memiliki peran yang sangat penting dalam suatu organisasi, karena memiliki fungsi sebagai urat nadi yang mendukung terciptanya akuntabilitas dan transparansi. Arsip tidak hanya sekadar kumpulan dokumen, tetapi juga merupakan memori kolektif bangsa yang mencerminkan identitas dan jati diri suatu negara.

Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018, pengelolaan arsip dinamis mencakup tiga aspek utama, yaitu pemberkasan, penyimpanan, dan penataan kearsipan.

Pemberkasan mencakup proses pengorganisasian dokumen secara sistematis berdasarkan klasifikasi yang telah ditetapkan. Penyimpanan arsip harus dirancang dengan mempertimbangkan aspek keamanan dan kemudahan akses, sehingga dokumen dapat terlindungi dengan baik namun tetap mudah ditemukan saat dibutuhkan. Sementara itu, penataan kearsipan berfokus pada pengaturan tata letak dan penempatan arsip agar efisien dan terorganisir.

Ketiga aspek tersebut saling berkaitan dan harus dilaksanakan secara terintegrasi untuk memastikan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Dengan pengelolaan arsip yang baik, organisasi dapat mendukung proses kerja yang lebih produktif serta menjaga kelestarian informasi penting sebagai warisan berharga bagi generasi mendatang.

Arsiparis memegang peran strategis dalam pengelolaan dokumen dan informasi di sebuah organisasi, sebagaimana diatur dalam Permenpan RB Nomor 48 Tahun 2014. Tugas utama seorang arsiparis mencakup pengelolaan arsip dinamis, pencatatan statistik, dan pembinaan kearsipan. Dengan tanggung jawab yang besar, profesi ini berperan penting dalam mengatur, menyimpan, dan mengolah dokumen-dokumen penting, sehingga informasi yang ada dapat dimanfaatkan secara optimal oleh organisasi.

Keahlian arsiparis tidak hanya memastikan keberlangsungan informasi, tetapi juga mendukung efisiensi dan efektivitas operasional organisasi secara keseluruhan. Seorang arsiparis memiliki peran yang penting dalam mengelola arsip di suatu organisasi. Dalam melaksanakan tugasnya, arsiparis harus melakukan berbagai kegiatan teknis yang kompleks.

Beberapa tugas utamanya termasuk menata dan menyimpan arsip tidak aktif dengan sistematis, serta mengidentifikasi arsip dinamis yang berpotensi dialihmediakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Selain itu, arsiparis juga bertanggung jawab untuk melakukan penilaian dan evaluasi terhadap dokumen yang ada, sehingga dapat memastikan bahwa arsip yang disimpan merupakan dokumen yang relevan dan dapat dipertahankan.

Arsiparis juga berperan penting dalam mengidentifikasi arsip yang perlu dijaga dan arsip vital, serta membuat laporan evaluasi untuk membantu organisasi membuat keputusan yang tepat dalam mengelola arsip. Dalam proses ini, arsiparis harus mendokumentasikan proses pelayanan arsip dengan sistematis, sehingga dapat memastikan bahwa semua transaksi arsip dapat dipantau dan dievaluasi dengan efektif. Dengan demikian, arsiparis dapat meningkatkan keamanan, integritas, dan ketersediaan arsip, serta menyediakan informasi yang akurat dan relevan kepada stakeholders.

Data  existing jumlah jabatan fungsional Arsiparis pada Badan Moderasi Beragama dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BMBPSDM) adalah sebagai berikut:

Sumber : simpeg kemenag / 26/01/2025 10:15

Berdasarkan tabel di atas, penulis dapat menunjukkan fakta bahwa jumlah existing jabatan fungsional arsiparis di lingkungan Badan Moderasi Beragama dan Pengembangan Sunber Daya Manusia (BMBPSDM) cukup banyak yaitu 123 orang. Namun, pengelolaan arsip belum amksimal sesuai dengan banyaknya jumlah arsiparis dimaksud.

Hal ini disebabkan karena dalam pengelolaan sumber daya manusia arsiparis itu belum ditugaskan sesuai dengan tugas dan fungsi jabatannya. Misalnya, JF Arsiparis ditugaskan untuk mengelola keuangan sehingga mereka lupa akan tugas utamanya sebagai arsiparis.

Dengan demikian, jika seorang arsiparis ditugaskan di luar tugas utama jabatan fungsionalnya, maka ia akan sulit dalam pengembangan karirnya, terutama saat proses pelaksanaan Uji Kompetensi Kenaikan Jenjang Jabatan JF  Arsiparis. Hal ini dapat menghambat perkembangan profesional mereka dan mengurangi efektivitas pengelolaan arsip dalam organisasi. Oleh karena itu, penting bagi para JF Arsiparis untuk fokus pada tugas utama mereka agar dapat memberikan kontribusi maksimal dalam pengelolaan arsip.

Salah satu solusi untuk mengatasi masalah ini adalah para pimpinan unit kerja atau pejabat penilai kinerja perlu mengevaluasi kembali penugasan arsiparis di luar tugas utamanya. Minimal, 70 persen dari tugas mereka harus diarahkan untuk menjalankan tugas utama sebagai arsiparis, dan 30 persen untuk tugas tambahan. Dengan demikian, JF Arsiparis dapat lebih fokus dalam melaksanakan tugas utamanya dan meningkatkan kualitas pengelolaan arsip.

Dampak pengelolaan Sumber Daya Manusia Arsiparis yang belum sesuai tugas dan fungsi jabatannya adalah ARSIP YANG TIDAK TERARSIP dengan baik. Arsip yang tidak terarsip dengan baik dapat menyebabkan kesulitan dalam mencari informasi dan data yang dibutuhkan. Selain itu, arsip yang tidak terarsip dengan baik juga dapat menyebabkan kehilangan data dan informasi yang penting.

Solusi pengelolaan arsip yang lebih baik adalah dengan memberikan tugas dan tanggung jawab yang jelas kepada arsiparis sesuai JABATAN FUNGSIONALNYA. Arsiparis juga harus diberikan pelatihan dan pendidikan yang memadai dalam pengelolaan arsip, sehingga mereka dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Selain itu, perlu dilakukan evaluasi dan monitoring terhadap pengelolaan arsip secara teratur, sehingga dapat diidentifikasi kesalahan dan kekurangan dalam pengelolaan arsip.

Pengelolaan arsip yang baik sangat penting bagi semua Unit dilingkungan Badan Moderasi Beragama dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BMBPSDM). Arsiparis harus diberikan tugas dan tanggung jawab yang jelas dalam pengelolaan arsip sesuai TUGAS DAN FUNGSINYA JABATANYA, sehingga mereka dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Dengan demikian, arsip dapat terarsip dengan baik dan informasi serta data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

(Sudirman Abdullah)