Oleh:

(Andriandi Daulay)

Analis Kepegawaian Ahli Madya

Memasuki pertengahan tahun 2023, bagi Aparatur Sipil Negara mengisyaratkan bahwa penyampaian Perencanaan Dokumen Kinerja ASN Tahun 2023 wajib tersaji. Penetapan serta klarifikasi ekspektasi dalam perencanaan kinerja mengakomodir target, capaian, hasil dan manfaat yang dicapai serta perilaku PNS. Dalam hal tersebut dilakukan kegiatan dialog kinerja untuk menetapkan dan mengklarifikasi ekspektasi pimpinan terhadap peran pegawai ASN dalam mendukung pencapaian kinerja organisasi.

Menyikapi Transisi Manajemen Kinerja Pegawai ASN tersebut, Kementerian Agama secara masif melakukan Kegiatan pembinaan dan Sosialisasi Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN (PNS dan PPPK). Penilaian Kinerja PNS yang diatur Permenpan RB Nomor 8/2021, bertransformasi ke Permenpan RB Nomor 6/2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN. Sistem Manajemen Kinerja ini ditetapkan untuk dilaksanakan oleh seluruh PNS Kementerian Agama dalam rangka meningkatkan kinerja yang menjadi salah satu Pilar dalam pelaksanaan Reformasi Birokrasi Kementerian Agama.

Munculnya tantangan baru dalam pengelolaan Kinerja melalui aplikasi kinerja yang terintegrasi dalam platform tunggal sistem informasi pengelolaan kinerja pegawai ASN. Apatah lagi melihat aplikasi kinerja mengakomodir alur proses dan format pengelolaan kinerja terintegrasi ke dalam satu layanan SIASN (Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara). Pertanyaannya, bagaimana instansi Kementerian Agama mengakomodir hal tersebut?

Amanat Permenpan RB Nomor 6/2022, pada Pasal 35 Aplikasi Kinerja Pegawai disiapkan oleh Badan Kepegawaian Negara dengan persetujuan Menteri. Hal ini ditegaskan melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2023 tentang Penggunaan dan Pemanfaatan Aplikasi E-Kinerja Badan Kepegawaian Negara. Penggunaan layanan tersebut menjadi titik tolak Digitalisasi Manajemen Kinerja ASN. Mewujudkan layanan berbasis Paperless berupa informasi dan data mengenai pegawai ASN yang terintegrasi untuk memberikan dukungan kepada Manajemen ASN. Dan memberikan kemudahan bagi Instansi dalam pelaksanaan pengelolaan Kinerja Pegawai ASN.

Mekanisme Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN

Pasal 2 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan RB) Nomor 6 Tahun 2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai Aparatur Sipil Negara membahas Pengelolaan kinerja Pegawai dilaksanakan untuk pencapaian tujuan dan sasaran organisasi melalui: a. peningkatan kualitas dan kapasitas Pegawai; b. penguatan peran Pimpinan; dan c. penguatan kolaborasi antara Pimpinan dengan Pegawai, antar-Pegawai, dan antara Pegawai dengan pemangku kepentingan lainnya. Prinsip dasar dalam pengelolaan kinerja, meliputi: a. Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN tidak hanya sekedar menilai kinerja (Performance Appraisal) tetapi sebagai instrumen pola pengembangan Kinerja Pegawai (Performance Development), b. Pengelolaan Kinerja tidak hanya merencanakan diawal dan mengevaluasi diakhir, melainkan fokus pada pemenuhan Ekspektasi Pimpinan (Pejabat Penilai), c. Pentingnya Intensitas Dialog Pimpinan dan Pegawai dalam pengelolaan Kinerja, d. Kinerja Individu mendukung keberhasilan Kinerja Organisasi yang telah ditetapkan berdasarkan Perjanjian Kinerja, e. Kinerja Pegawai mencerminkan Hasil Kerja bukan sekedar uraian tugas serta perilaku yang ditujukan selama bekerja dan berinteraksi dengan orang lain.

Penyelarasan sasaran strategis instansi ke unit kerja dapat dilihat pada pohon Kinerja. Pohon kinerja merupakan alat bantu bagi organisasi untuk mengawal struktur logika atas berbagai kondisi kinerja dengan mengedepankan kerangka logis. Pohon kinerja mempertimbangkan dan mendukung organisasi lebih dinamis dan berorientasi hasil sehingga menjadikan pohon kinerja sebagai acuan yang disempurnakan diubah bahkan disusun ulang untuk mengakomodir perubahan-perubahan yang terjadi. Artinya jika memang diperlukan pohon kinerja harus didasari pada kondisi faktual di lapangan dan berdasar pada evidence dan informasi yang andal. Perubahan tuntutan harus dilakukan secara dinamis, sesuai dengan model dan desain pola pelayanan kepada publik yang secara sistematis terus berubah (Andriandi, 2021). Salah satu fungsi pohon kinerja adalah untuk mendapatkan alternatif solusi atau pemecahan masalah berdasarkan kondisi atau isu strategis disusun untuk mengawal ketepatan logika.

Peningkatan layanan dukungan manajemen pembangunan bidang agama pada seluruh satuan kerja di lingkungan Kementerian Agama mengukur keberhasilan dalam mencapai visi dan misinya. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, berbagai permasalahan dan tantangan ke depan akan muncul, sesuai dengan isu-isu strategis yang ditawarkan oleh penerima layanan. Sistem manajemen kinerja terhubung dengan sistem akuntabilitas yang sudah diatur dan ditetapkan dalam perjanjian kinerja (Perkin). Terkait dengan teknis pelaksanaan yang dituangkan dalam rencana program kerja instansi dan unit kerja, belum terdapat sistem informasi yang terintegrasi dengan baik dari tingkat nasional, tingkat instansi, tingkat unit kerja yang mengakomodir kinerja pegawainya. Sedangkan kecepatan reformasi birokrasi dibutuhkan kemampuan memberikan pelayanan publik yang lebih baik sesuai regulasi yang ditetapkan.

Sistem manajemen kinerja PNS yang diatur dalam Peraturan menpan RB nomor 6 Tahun 2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN, meliputi: a. Perencanaan kinerja aplikasinya pemantauan serta training kinerja, evaluasi kinerja, tindak lanjut, dan b. Sistem informasi kinerja PNS. Peraturan ini memperjelas peran tugas dan tanggungjawab pegawai (ASN) pada pencapaian target organisasi. Langkah awal dalam perencanaan kinerja adalah melakukan penyusunan planning sasaran kinerja pegawai secara berjenjang dari pejabat pimpinan tinggi atau pejabat pimpinan unit kerja mandiri ke pejabat administrasi serta pejabat fungsional dengan memperhatikan strata jabatan pada instansi pemerintah. Salah satu upaya yang wajib dilakukan oleh birokrasi adalah mentransformasikan fungsi serta tugas pelayanan melalui transformasi birokrasi dalam aspek individu, yaitu melalui perubahan sikap serta cara pandang ASN birokrasi terkait fungsi dan tugasnya secara profesional dan pada fungsi jabatan sesuai peraturan (Andriandi, 2021).

Penetapan Penilaian Kinerja Pegawai ASN diatur dalam Keputusan Menteri Agama Nomor 912 Tahun 2021 tentang Sistem Manajemen Kinerja ASN. Penetapan penilaian kinerja PNS dilakukan dengan mekanisme, dapat dilihat dari tabel sebagai berikut:

Penilaian SKP paling sedikit dilakukan terhadap aspek Kuantitas, dapat ditambah dengan aspek Kualitas, Biaya, dan Waktu. Pelaporan dan pemantauan kinerja Pegawai untuk pemberian Umpan Balik Berkelanjutan dan Pola evaluasi kinerja Pegawai oleh TIM Pengelola Kinerja dan TIM Penilai Kinerja PNS agar Pengelolaan Kinerja berjalan dengan baik.

Pemanfaatan Sistem Informasi Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN

Aplikasi e-Kinerja BKN (Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2023 tentang Penggunaan dan Pemanfaatan Aplikasi E-Kinerja Badan Kepegawaian Negara) adalah aplikasi berbagi pakai berbasis elektronik yang memuat tahapan pengelolaan kinerja pegawai ASN, meliputi: a.  perencanaan kinerja pegawai ASN, b.  pelaksanaan, pemantauan, dan pembinaan kinerja pegawai ASN, c.   penilaian kinerja pegawai ASN; dan d.  tindak lanjut hasil evaluasi kinerja pegawai ASN.

Pelaksanaan Sistem Informasi Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN diwajibkan setiap Instansi menggunakannya di tahun 2023. Bagi Instansi baik pusat maupun daerah yang telah menggunakan aplikasi berbasis elektronik juga harus mengintegrasikan data penilaian kinerja kedalam SIASN melalui melalui web service dan penyelarasan/sinkronisasi penilaian SKP. Sebaliknya Bagi Instansi baik pusat maupun daerah yang belum menggunakan aplikasi berbasis elektronik diharapkan penggunaan Aplikasi e-Kinerja BKN sebagai implementasi Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.

Pemanfaatan Aplikasi e-Kinerja BKN, bertujuan, a. pengelolaan kinerja pegawai ASN mulai dari penyusunan SKP hingga penilaian SKP dan tindak lanjut menjadi lebih mudah, efektif, efisien, dan akuntabel. b. percepatan layanan kepegawaian dalam SIASN seperti layanan kenaikan pangkat dan layanan pemberhentian yang terintegrasi dengan SIASN, tanpa perlu mengunggah dokumen atau melakukan penyelarasan/sinkronisasi data penilaian kinerja. c. dasar pembayaran Tunjangan Kinerja, dengan mengunduh data penilaian kinerja pegawai secara periodik sesuai dengan kebutuhan pada menu laporan, dan atau mengintegrasikan sistem pembayaran Tunjangan Kinerja dengan Aplikasi e-Kinerja BKN.

Pada tahun 2023 dalam pengelolaan Kinerja Pegawai ASN, Pimpinan Instansi dapat memastikan seluruh pegawai ASN di lingkungannya untuk menggunakan Aplikasi e-Kinerja BKN.

Rencana dan Tindak Lanjut Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN

Menyikapi hal tersebut Kementerian Agama mempunyai Amanah mengembangan sistem informasi pengelolaan kinerja Pegawai ASN. Sebuah Aplikasi berbasis elektronik yang diselaraskan dan terintegrasikan dengan Sistem Informasi Kinerja Nasional yang dikembangkan oleh Badan Kepegawaian Negara. Sistem Manajemen Kinerja ini ditetapkan untuk dilaksanakan oleh seluruh PNS Kementerian Agama dalam rangka meningkatkan kinerja yang menjadi salah satu Pilar dalam pelaksanaan Reformasi Birokrasi Kementerian Agama.

Untuk memberikan kemudahan kepada seluruh PNS dalam melakukan penyusunan, pelaksanaan, penilaian, dan penetapan hasil penilaian Kinerja PNS, dan pendokumentasian seluruh prosesnya, Biro Kepegawaian Kementerian Agama RI sebagai unit pengelola kepegawaian di Kementerian Agama, bertanggung jawab untuk mengembangkan, mensosialisasikan, memantau implementasi sistem informasi penilaian kinerja PNS. Rencana dan tindak lanjut pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN Tertuang didalam KMA Nomor 912/2021 tentang Sistem Manajemen Kinerja PNS.

Bagi Satuan Kerja yang telah mengembangkan sistem Aplikasi Kinerja yang dapat digunakan untuk mengotomasi penyusunan, pelaksanaan, penilaian, dan penetapan hasil penilaian Kinerja PNS, dan pendokumentasian seluruh prosesnya, dapat tetap digunakan sepanjang sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Banyaknya sistem Aplikasi Kinerja yang diciptakan oleh masing-masing instansi dalam merapikan dokumentasi kinerja instansi dan pegawai merupakan gambaran bahwa perkembangan teknologi dan komunikasi justru dapat membantu mewujudkan otomatisasi kerja instansi. Oleh karena itu, perlu dikelola sistem informasi kinerja dari skala nasional, instansi, unit kerja, dan kepada individu. Oleh karena itu peran, keterlibatan, dan sinergisitas seluruh komponen stakeholders dan pemanfaatan seluruh lini kekuatan harus dilaksanakan demi peningkatan pencapaian kinerja organisasi. Sangat disadari bahwa masih banyak kelemahan dan kekurangan dalam pembasahan tulisan ini. Diharapkan peningkatan kinerja secara profesional dan penguatan teamwork di lingkungan Kementerian Agama dapat memberikan kontribusi terhadap keberhasilan pembangunan bidang agama dan pendidikan. Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan rahmat-Nya dalam upaya kita mewujudkan kinerja kedepan.

Daftar Pustaka

Andriandi Daulay. 2021, Buku Transformasi Birokrasi Wujud Penataan Pegawai. Pekanbaru.

Peraturan-peraturan yang digunakan:

1. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 77, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6340);
2. Peraturan Presiden Nomor 83 Tahun 2015 Tentang Kementerian Agama (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 168);
3. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182};
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai Aparatur Sipil Negara (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 155);
5. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 912 Tahun 2021 tentang Sistem Manajemen Kinerja Pegawai Negeri Sipil Pada Kementerian Agama;
6. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 1179 Tahun 2022 tentang Sistem Kerja Kementerian Agama;
7. Surat Edaran Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2022 tentang Dokumen Penilaian Kinerja dalam usul Persetujuan/Pertimbangan Teknis Kenaikan Pangkat PNS;
8. Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2023 tentang Penggunaan dan Pemanfaatan Aplikasi E-Kinerja Badan Kepegawaian Negara.