Pendahuluan

Setiap perpustakaan melayani kelompok penggunanya masing-masing yang khas. Mereka datang dengan berbagi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi. Untuk itu diperlukan perencanaan yang matang, layanan apa saja yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan tersebut. Perpustakaan perlu mengetahui secara mendalam mengenai masyarakat yang harus dilayaninya. Analisis kebutuhan  (needs analysis) perlu dilakukan dan sangat bermanfaat untuk mengetahui kesesuaian antara kebutuhan pengguna dengan ketersediaannya di perpustakaan.

Perpustakaan harus memerhatikan kemutakhiran informasi yang dimilikinya. Koleksi yang dibangun perpustakaan semaksimal mungkin sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Sehingga perpustakaan menjadi media pertama yang akan diakses pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Intensitas komunikasi yang dilakukan pengguna dengan pustakawan juga bagian yang cukup penting  untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Termasuk di dalamnya adalah kebutuhan pengguna akan adanya koleksi digital perpustakaan.

Secara khusus tulisan ini memaparkan bagaimana perpustakaan Balitbang Diklat Kemenag RI melakukan pengembangan koleksi dengan menguatkan koleksi lokal yang terdiri dari beragam produk intelektual dari unit-unit kerja yang ada dalam bentuk digital. Hal ini tentu akan memudahkan akses terhadap koleksi apalagi di tengah badai pandemi Covid-19 yang sedang melanda. Perubahan perilaku  pengguna dalam  mengakses informasi turut mewarnai pola layanan yang diberikan perpustakaan kepada penggunanya.

Koleksi Digital

Secara umum yang dimaksud koleksi digital adalah koleksi yang terdiri dari dokumen berformat digital. Format digital ini identik dengan akses menggunakan komputer dan internet. Koleksi digital umumnya tidak menempati suatu ruang secara spesifik,  berbeda dengan koleksi biasa yang membutuhkan tempat yang menetap, misalnya di perpustakaan.  

Media untuk menyimpan koleksi digital atau elektronik bermacam-macam. Ada yang disimpan di dalam harddisk komputer (internal), ada juga yang disimpan di dalam harddisk ekternal, CD atau CD-ROM, DVD, dan flash disk atau handy drive. Bahkan sekarang ini dokumen elektronik bisa disimpan secara cloud di server internet. Untuk mengaksesnya tinggal mencari koneksi ke internet untuk  memperoleh dokumen yang kita inginkan.

Koleksi digital adalah bagian dari koleksi perpustakaan secara keseluruhan. Artinya koleksi perpustakaan itu terbagi ada yang tercetak dan juga yang tidak tercetak. Hal ini biasa kita kenal dengan istilah hybrid library, yaitu perpustakaan dengan koleksi yang tersedia secara cetak dan non cetak. Koleksi non cetak ini  diantaranya adalah koleksi digital.

Pengembangan koleksi digital saat ini menjadi penting karena adanya kemudahan akses dibandingkan koleksi tercetak. Bagi pengguna, koleksi digital  sangat memudahkan dalam memperolehnya. Informasi yang tersedia di dalamnya dapat diperoleh kapan saja dan di mana saja.  Namun demikian perpustakaan tetap harus memperhatikan aspek-aspek hukum dalam penyebaran informasi digital  karena terkait hak cipta dan transaksi elektronik.

Pada perpustakaan Balitbang Diklat Kemenag, koleksi digital berasal dari berbagai sumber yang bisa dikembangkan. Diantaranya koleksi digital dapat berasal dari terbitan internal yang dialih bentuk kedalam versi digital ataupun yang terlahir secara digital atau born digital. Koleksi internal ini dapat berasal dari terbitan berbagai unit atau satuan kerja yang ada di lembaga.

Pengembangan Koleksi Digital Perpustakaan

Pada perpustakaan khusus, koleksi yang dimiliki tentu mempunyai kekhususan. Kekhususan tersebut pada umumnya terletak pada subjek yang dikelolanya disesuaikan dengan bidang aktivitas lembaga induknya. Sebagai contoh pada lembaga kelitbangan dan kediklatan Kementerian Agama misalnya, hasil karya dari lembaga ini adalah berupa hasil penelitian, laporan penelitian, buku, modul diklat, jurnal, policy brief, executive summary, dan informasi lainnya.

Perpustakaan dengan anggaran pengadaan buku yang minim atau bahkan nyaris tidak ada, tidak menjadi penghalang untuk tetap bisa mengembangkan koleksi perpustakaannya. Karya internal lembaga atau dengan istilah local content lembaga dapat dimaksimalkan sebagai koleksi utama lembaga.

Gould (2017: 171) menyebutkan, “The text does not contain technical jargon or explain how to digitize, how to apply digital forensics, recommend specific technology, or standards needed for the preservation of digital objects. Rather, the author provides highly useful strategies and exercises that serve to guide readers like librarians, archivists, students, and anyone involved or interested in creating a digital program”.

Pada dasarnya aktivitas digital tidak selalu mengandung jargon teknis atau penjelasan bagaimana mendigitalkan suatu, bagaimana menerapkan forensik digital, merekomendasikan teknologi tertentu, atau standar yang diperlukan untuk pelestarian benda digital, tetapi jauh lebih penting juga mengenalkan strategi untuk  membimbing pustakawan, arsiparis, mahasiswa, dan siapa pun bisa memanfaatkan sumber-sumber digital secara maksimal. Di sinilah pustakawan harus terus-menerus belajar, mengasah kemampuannya memberikan layanan termasuk penyediaan koleksi digital kepada penggunanya.

Baik karya yang lahir secara tercetak ataupun yang born digital, keduanya menjadi kekayaan koleksi perpustakaan. Koleksi digital tentu menjadi khazanah intelektual lembaga yang terekam secara apik dan sistematis di perpustakaan sehingga menjadi catatan sejarah dari lembaga yang bersangkutan. Kim (2018: 11) menyatakan, “While researcher access to complex born-digital environments has been a field-wide effort, there are few studies of how born-digital collections are used and received by researchers”. Hal ini menunjukkan koleksi yang born digital sudah sangat diterima dan luas penggunannaya di masyarakat luas termasuk komunitas peneliti.

Pengembangan koleksi digital salah satunya dengan memanfaatkan wakaf atau hibah koleksi digital dalam bentuk pdf atau ebook yang diberikan oleh lembaga lain secara legal. Perpustakaan dapat memanfaatkan hibah ini dengan mengunduh subjek-subjek yang relevan dengan kebutuhan informasi pemustaka di lembaganya.

Pengelolaan produk digital ini tidak terlepas dari hal-hal yang perlu diperhatikan diantaranya terkait  hak cipta atau paten, sehingga perpustakaan harus memperhatikan kaidah-kaidah yang berlaku untuk produk-produk tersebut.

Pengembangan koleksi digital perpustakaan secara umum bertujuan untuk: 1) menyebarluaskan karya-karya ilmiah yang dimiliki oleh civitas lembaga secara online, sehingga karya-karya ilmiah ini dapat dimanfaatkan lebih luas oleh masyarakat baik di dalam maupun luar negeri; 2) membangun kerja sama dengan lembaga-lembaga penelitian ataupun perguruan tinggi di dalam dan luar negeri, sehingga koleksi digital yang dimiliki perpustakaan semakin meningkat penggunaannya.

Koleksi digital tidak hanya mengelola karya ilmiah yang berbentuk teks, karena pada saat ini ilmu pengetahuan dapat diperoleh melalui berbagai media. Pengetahuan yang terdapat pada koleksi digital perpustakaan Balitbang Diklat Kemenag dikategorikan berdasarkan tipe koleksinya.  

Kategori tersebut adalah: 1) Buku Umum, 2) Referensi, 3) Disertasi, 4) Kelitbangdan dan Kediklatan, 4) Produk Kementerian, dan 5) Jurnal llmiah/Majalah. Selain itu, tipe koleksi ini merupakan keunggulan dan kekhasan koleksi. Arianto (2016: 237) menyebutkan bahwa jika kekhususan tersebut dapat dihimpun dan dikelola perpustakaan secara spesifik yang kemudian diintegrasikan dengan bantuan teknologi informasi, maka sejatinya perpustakaan telah menyediakan sumber-sumber informasi rujukan yang unggul dan unik.

Berdasarkan kategori koleksi di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut. Buku Umum dan Referensi adalah koleksi perpustakaan yang diperoleh melalui pembelian, hadiah atau sumbangan. Dalam hal ini sebagian besar adalah bentuk tercetak yang tersedia secara fisik di perpustakaan.

Disertasi adalah koleksi perpustakaan yang berupa hasil penelitian dari para peneliti ataupun civitas di Kementerian Agama. Tersedia di perpustakaan dalam bentuk tercetak dan digital.

Kelitbangan dan kediklatan adalah koleksi perpustakaan yang berasal dari puslitbang, pusdiklat ataupun dari balai litbang dan balai diklat Kementerian Agama seluruh Indonesia. Tersedia di perpustakaan baik secara tercetak ataupun digital.

Produk Kementerian adalah seluruh hasil karya yang dikeluarkan oleh seluruh unit-unit kerja yang ada di Kementerian Agama. Koleksi ini disusun di perpustakaan berdasarkan nama unit kerja yang ada dan tahun pembuatannya. Sejauh ini perpustakaan sebagain besar memiliki bentuk tercetaknya. Hal ini karena perpustakaan juga berfungsi sebagai lembaga deposit di Kementerian Agama yang menghimpuan seluruh karya yang dihasilkan lembaga. Sayangnya penghimpunan ini belum disertai dengan versi digitalnya sehingga akses terhadap koleksi ini belum maksimal.

Sementara itu Jurnal dan Majalah adalah koleksi terbitan berseri dari  civitas Kementerian Agama yang juga dihasilkan oleh unit-unit eselon yang ada. Perpustakaan sebagian besar menyimpan bentuk fisiknya, sementara versi digital atau pdf/ebook masih terbatas. Hal ini mengingat  jurnal ilmiah dan majalah tersebut dikelola secara  OJS sehingga pengguna dapat mengaksesnya secara online.  Bahkan sudah ada portal bersama semua jurnal ilmiah yang ada di Kementerian Agama yaitu moraref.go.id. Portal ini menjadi satu pintu penelusuran jurnal ilmiah di bawah Kementerian Agama.

Selain tipe koleksi di atas, perpustakaan juga memiliki koleksi digital lainnya yaitu Kliping Digital diambil dari media masa yang dilanggan perpustakaan kemudian dilakukan kemas ulang agar mudah dishare dan menjadi informasi yang up to date bagi para pengguna. Kemudian juga Prosiding, yaitu hasil seminar, lokakarya, pertemuan ilmiah yang diadakan oleh Puslitbang dan Pusdiklat serta karya civitas Kementerian Agama yang memberikan presentasi diberbagai kegiatan ilmiah. Selanjutnya ada juga Grey Literature yang berupa pidato pengukuhan dan orasi ilmiah.

Pada penjajaran di rak koleksi, semua koleksi tercetak tersebut menggunakan kode inisial unit eselon dan klasifikasi yang dibuat khusus. Perpustakaan menerapkan open akses dan dapat diunduh bagi beberapa koleksi yang terdapat versi digitalnya.  Sementara koleksi yang memiliki versi digital dari hibah/wakaf, maka perpustakaan memberikan link aksesnya atau dengan permintaan khusus melalui admin perpustakaan.

Apabila ada pengguna yang memerlukan pdf koleksi internal lembaga, maka perpustakaan mengarahkan mereka mengontak admin perpustakaan yang telah ditunjuk, kemudian akan diberikan link berupa form permohonan/permintaan layanan. Dari form inilah kemudian perpustakaan melakukan eksekusi atau pemenuhan  informasi yang dibutuhkan pengguna tersebut.

Link ini tentunya sangat bermanfaat bagi perpustakaan sebagai catatan kegiatan/arsip dan database tentang permintaan informasi pengguna. Data dari link ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan pengambilan kebijakan di perpustakaan pada masa mendatang. Pelayanan ini adalah bentuk dari keterbukaan informasi yang dapat diakses seluas-luasnya oleh pengguna.

Semua koleksi perpustakaan yang disedikan file digitalnya ditampilkan di laman katalog online perpustakaan/OPAC (Online Public Acess Catalogue) dengan alamat eperpus.kemenag.go.id ataupun dalam versi android yang bisa di unduh di PlayStore dengan nama Eperpus Litbang Diklat.

Data Koleksi Digital perpustakaan pada dasarnya menyatu dengan data koleksi yang tersedia secara fisik di perpustakaan. Metadata koleksi menampilkan pdf yang bisa diunduh atau link yang mengarah ke koleksi digital. Pengguna yang mengakses katalog online/daring dapat melihat metadata kekayaan intelektual Kemenag secara bebas, tetapi apabila pengguna ingin melihat file serta mengunduhnya, maka pengguna harus menjadi member terlebih dahulu. Pengguna wajib registrasi untuk mengisi data-data pribadi pengguna. Semua layanan ini adalah tanpa biaya.  Selanjutnya pengguna akan memperoleh password untuk mengakses file kekayaan intelektual Kemenag.

Melalui registrasi, admin perpustakaan digital mendapatkan data profil pengguna Perpustakaan Kemenag. Setelah admin perpustakaan melakukan aktivasi keanggotaan, barulah anggota perpustakaan tersebut mendapatkan account member dan dapat memanfaatkan semua sumber daya informasi yang ada di perpustakaan termasuk di dalamnya adalah koleksi digital.

Menawarkan Paket Informasi Merangsang Kebutuhan Informasi Pemustaka

Tata kelola perpustakaan saat ini terbagi menjadi konvensioinal dan digital. Tata kelola konvensional yang dimaksud di sini adalah pengguna harus datang ke perpustakaan untuk bisa mengakses koleksi yang dibutuhkannya. Sebalikya  tata kelola digital memudahkan pengguna mengakses perpustakaan kapan dan di mana saja lewat jejaring internet. 

Pada situasi adanya pandemi Covid-19 saat ini, kehadiran penguna ke perpustakaan masih sangat dibatasi karena perpustakaan menerapkan layanan tertutup dan menghindari berkumpulnya masa. Meskipun protokol kesehatan sudah diberlakukan di era tatanan kenormalan baru ini, tetapi menjaga agar minimnya interaksi dengan orang luar tetap dilakukan. Maka tak dapat dihindari bahwa layanan perpustakaan secara daring harus dimaksimalkan. Hal ini agar perpustakaan dapat berdaya guna bagi pemustakanya. Bahkan kini layanan perpustakaan menerapkan konsep mendekatkan pemustaka dengan perpustakaan. Di sinilah perpustakaan menghadirkan dirinya menjangkau lebih dekat ke penggunanya.

Pengalaman baru terus dikembangkan di Perpustakaan Balitbang Diklat Kemenag. Pengembangan koleksi digital adalah dalam rangka membawa perpustakaan ke pengguna. Maka perpustakaan membuat beragam paket informasi yang dikemas dalam bentuk infografis atau flyer yang menarik dalam rangka merangsang kebutuhan informasi pengguna. Perpustakaan tidak pasif hanya menunggu kontak yang datang dari pengguna yang membutuhkan informasi, tetapi perpustakaan aktif membuat informasi yang merangsang pengguna butuh akan informasi yang disajikan.

Yudi (2019: 215) menyatakan, “Information repackaging is an important effort in the selection and development process of library material collection, because the products produced can reflect the results of library material selection conducted intensively in certain fields of study”.  Karena itulah pengemasan ulang informasi menjadi aktivitas yang mencerminkan proses seleksi dan pengembangan bahan pustaka dalam suatu bidang tertentu yang layak unyuk diketahui masyarakat pengguna.

Kebutuhan informasi yang diciptakan perpustakaan adalah bagian dari hadirnya perpustakaan ke meja pengguna. Dalam hal ini perpustakaan memanfaatkan media sosial dengan menyajikan beragam paket informasi yang dibuat dan ditawarkan langsung ke pengguna melalui grup pemustaka yang dibuat perpustakaan. Hadirnya perpustakaan ke meja pengguna tidak semata-mata dalam bentuk aplikasi perpustakaan yang mudah  mereka akses, tetapi kehadiran perpustakaan ke meja pengguna adalah hadirnya paket-paket informasi yang memiliki potensi besar pengguna membutuhkannya. Dalam hal ini perpustakaan harus paham profil pengguanya agar informasi yang ditawarkan dekat dengan aktivitas keseharian mereka.

Pengguna yang mengakses Perpustakaan Kemenag, seringkali menghubungi admin perpustakaan untuk membantunya dalam memperoleh topik-topik penelitian yang sedang dilakukan. Peran pustakawan sangat dirasakan di sini, karena dianggap sebagai konsultan yang memiliki pengetahuan terhadap informasi yang diperlukan penggunanya.

Dalam melakukan pengunggahan sumber daya digital, pihak perpustakaan bisa langsung mengunggah karya intelektual Kemenag ke dalam sistem perpustakaan. Setiap karya sudah mendapatkan persetujuan untuk ditampilkan dan diakses secara luas. Para pengguna dapat memanfaatkan dan mengunduh file digital dari aplikasi perpustakaan.

Gambar 1. Tampilan OPAC dan android Eperpus Litbang Diklat

(Sumber: IG@perpuskemenagri)

Perpustakaan pun dapat membuat semacam pathfinder atau panduan pemustaka. Perpustakaan menampilkan beberapa koleksi dalam suatu subjek tertentu dimana pengguna dapat mengaksesnya baik secara fisik maupun daring. Terlebih lagi pembuatan panduan pemustaka ini adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka di masa pandemi Covid-19 di mana orang punya keterbatasan untuk kumpul atau ke luar rumah.

Koleksi perpustakaan sangat efektif  dipromosikan dalam tampilan infografis yang menarik dan dishare secara mudah ke WAG maupun media sosial seperti instagram. Hasilnya apa yang ditawarkan perpustakaan membuat mereka tertarik. Selanjutnya mereka ingin membacanya sehingga mereka tergerak untuk mengakses perpustakaan secara daring dan berkomunikasi dengan pustakawannya.

Gambar 2. Infografis promosi koleksi ebook perpustakaan

(Sumber: IG@perpuskemenagri)

Promosi ini juga merangsang minat pengguna terhadap koleksi yang ada. Prinsipnya perpustakaan menciptakan suatu kebutuhan pengguna terhadap koleksi yang ditampilkan tersebut. Jadi tidak semata-mata menunggu pengguna mengakses perpustakaan dan mencari informasi yang dibutuhkan, tetapi perpustakaan dapat menggiring pengguna menjadi butuh terhadap informasi yang ditawarkan perpustakaan.

Penutup

Perpustakaan ada untuk memenuhi kebutuhan pemustakanya. Bagaimana perpustakaan bisa memenuhi kebutuhan tersebut jika tidak menyesuiakan layanannya dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang sedang berkembang. Perpustakaan dituntut untuk menjangkau pemustakanya di manapun dan kapanpun berada.

Perpustakaan harus dekat dengan penggunanya. Kedekatan bisa dibangun salah satunya melalui kemudahan akses koleksi perpustakaan dalam format digital. Maka tak dapat dihindari bahwa pengembangan koleksi digital perpustakaan merupakan bagian dari aktivitas perpustakaan yang cukup penting. Harapannya koleksi perpustakaan berdayaguna untuk sebesar-besarnya digunakan masyarakat dalam memenuhi kebutuhan informasinya.

Daftar Pustaka

Arianto, M. Solihin. (2016). Diseminasi Digital Local Content Pengetahuan Islam Lokal:     Membangun Keungggulan Perpustakaan di Lingkungan PTKIN. Humanika: Vol.1, No.2, Juli-     Desember 2016.

Gould, Elyssa M. (2017). Book Reviews. Digital Library Programs for Libraries and Archives:     Developing, Managing, and Sustaining Unique Digital Collections by Aaron D. Purcell. Chicago:   ALA Neal-Shuman.

Kim, Julia Y. (2018). Researcher Access to Born-Digital Collections: an

Exploratory Study. Journal of Contemporary Archival Studies. Vol. 5, Article 7, 2018.

Yudi, Nur. (2019). Islamic References on Anti-Radicalism in Indonesia:

   Information Repackaging for Education System. Advances in Social Science, Education and         Humanities Research, volume 30. 2nd International Conference on Culture and Language in     Southeast Asia (ICCLAS 2018). Atlantis Press.