Oleh: Andriandi Daulay

Mengutip instruksi Menteri Agama pada Rapat Koordinasi, Sinkronisasi, dan Kolaborasi Implementasi SPBE dan Percepatan Program Tahun 2023, pada hari Jumat (30/12/2022) "Ketidakpuasan publik terhadap layanan yang diberikan Kemenag tentunya akan dikapitalisasi oleh kelompok tertentu. Saya minta kita semua harus fokus pada pekerjaan tidak perlu menanggapi isu-isu politik yang sengaja digoreng pihak-pihak tertentu. Jangan terpancing dengan situasi," menanggapi hal tersebut, diminta setiap pegawai ASN Kementerian Agama dapat fokus bekerja, dengan mengakselerasikan sasaran kegiatan peningkatan kualitas pengelolaan ASN (pengadaan, penempatan, pembinaan dan pengembangan pegawai), yang salah satu indikatornya persentase layanan administrasi kepegawaian berbasis digital yang mudah diakses.

Terdapat beberapa potensi, kelemahan, peluang, dan tantangan dalam menyikapi pencapaian dari indikator tersebut. Pelaksanaan audit berbasis risiko sudah sesuai dengan best practices yaitu pelaksanaan pengawasan diarahkan dengan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien, yang didukung dengan program advokasi pada masing-masing satuan kerja baik di Pusat sampai di unit terkecil Kementerian Agama, ini merupakan suatu potensi.

Sudut pandang kekuatan Pelaksanaan kegiatan pengawasan dalam bentuk audit kinerja berbasis tugas fungsi, audit kinerja program, audit tematik dan lainnya mampu menghasilkan perbaikan tata kelola yang efektif dan akuntabel.  Dari sudut pandang kelemahan, belum optimalnya pemahaman pegawai ASN Kementerian Agama tentang manajemen risiko dan pengendalian intern sehingga masih terjadi berbagai penyimpangan setiap tahunnya. Mengakomodir tantangan, belum semua pimpinan satuan kerja melaksanakan manajemen risiko dan pengendalian internal.

Aplikasi Pusaka Super Apps, yang diluncurkan bertepatan pada peringatan Hari Guru Nasional Tahun 2022, resmi digunakan Juni 2023. Melalui Edaran dari Sekretaris Jenderal Kementerian Agama Nomor 37 Tahun 2022, mengenai Penggunaan Aplikasi Terintegrasi Untuk Semua Layanan Kementerian Agama.

Sistem aplikasi ini menjawab ketersinggungan dinamika perkembangan kondisi global, tidak hanya konteks geopolitik dan arsitektur ekonomi yang berubah tapi pendekatan teori dan praktik-praktik tata kelola pemerintahan juga turut berkembang. Aplikasi Super Apps Pusaka Kementerian Agama merupakan produk hasil kerja pegawai ASN yang terintegrasi dalam menu layanan online. Beberapa fitur layanan yang dapat diakses oleh masyarakat, seperti pendaftaran haji, pendaftaran nikah, sertifikasi halal, dan lain-lain. Dalam konteks mengakomodir pengembangan pegawai ASN Kementerian Agama, layanan pendidikan juga tersedia dalam aplikasi Pusaka, antara lain video pembelajaran, daftar lembaga pendidikan, informasi seputar program bantuan pendidikan, beasiswa, serta pendidikan dan pelatihan. Beberapa informasi keagamaan juga disajikan dalam aplikasi ini, mulai doa, khutbah keagamaan, tempat ibadah, termasuk juga para penceramah agama yang dapat diakses kapan saja.

Kementerian Agama bergerak cepat dalam derasnya arus perubahan dan ketatnya persaingan, tata kelola pemerintahan menunjukkan tingkat kematangan penyelenggaraan pemerintah dari sudut pandang pelayanan publik dan iklim regulasi yang dinamis. Ini dibutuhkan perhatian serius terhadap upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia ASN, utamanya kualitas kepemimpinan ASN di berbagai level sebagai salah satu faktor penentu kinerja organisasi. Maka peningkatan tata kelola pemerintahan kedepan lebih difokuskan kepada: a. peningkatan pola pikir ASN dalam penerapan perubahan budaya birokrasi yang bersih, disiplin, melayani, dan responsif; b. peningkatan kualitas data di bidang agama dan pendidikan yang valid, reliabel, uptodate, dan terintegrasi; c. pengembangan teknologi informatika dan komunikasi (e-Government); d. penguatan pengawasan internal berbasis  kinerja; dan e. peningkatan kualitas hasil penelitian sebagai rumusan kebijakan yang didukung dengan data akurat.

Mitigasi Resiko Aplikasi Pusaka Super Apps Kementerian Agama

Dua hal penting penggunaan https://pusaka.kemenag.go.id/pegawai, sebagai Presensi Pegawai dan Laporan Kerja. Menukilkan Edaran dari Sekretaris Jenderal Kementerian Agama Nomor 37 Tahun 2022, mengenai Penggunaan Aplikasi Terintegrasi Untuk Semua Layanan Kementerian Agama memfasilitasi Sistem Presensi Pegawai ASN Kementerian Agama. Fenomena pemanfaatan Pusaka Super Apps sebagai presensi pegawai dan laporan kerja pegawai ASN Kementerian Agama, dapat dijabarkan: a. masih terbuka peluang penitipan no dan HP untuk digunakan sebagai absensi di areal yang ditetapkan; b. pada fitur Pusaka masih membuka peluang pembobolan areal terbatas untuk pegawai menjadi areal tanpa batas yang hanya untuk pimpinan; dan c. beberapa fitur yang tersedia, seperti penulisan (pelaporan)  kegiatan pimpinan melalui Pusaka Super Apps (no dan HP yang terdaftar) membuat tambahan pekerjaan yang menguras waktu dan energi dalam pelaksanaan tugas.

Menjawab sekelumit permasalahan tersebut, tentunya Pusaka Super Apps bertujuan untuk membangun sistem e-Government khususnya basis data (data base) pada bidang kepegawaian yang efektif, efisien, dan profesional, tujuan secara khusus, dapat dijabarkan: a. mewujudkan disiplin kinerja Aparatur Sipil Negara dalam melaksanakan tugas kedinasan setiap hari sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; b. meningkatkan motivasi dan etos kerja yang tinggi melalui tertib administrasi kepegawaian dengan memberikan laporan kehadiran/presensi yang tercetak secara elektronik; dan c. mempercepat akses laporan tingkat kehadiran pegawai Aparatur Sipil Negara setiap hari dan membangun sistem e-Government yang berbasis data pada bidang kepegawaian yang efektif, efisien, dan profesional.

Agenda Setting Mitigasi Risiko

Penegasan penggunaan Pusaka Super Apps bagi Pegawai ASN Kementerian Agama pada bulan Juni 2023 ini, diperlukan pendekatan manajemen risiko. Suatu pendekatan yang dilakukan secara sistematis untuk menentukan tindakan terbaik dalam kondisi ketidakpastian. Terkomunikasinya kegiatan pengendalian atas kelemahan lingkungan pengendalian dan resiko baik dari tingkat unit kerja terkecil sampai dengan organisasi Kementerian Agama merupakan tujuan ditetapkannya KMA 580 Tahun 2019.

Bagaimana Mitigasi Risiko penggunaan Aplikasi Pusaka Super Apps bagi Pegawai ASN Kementerian sebagai presensi pegawai dan laporan kerja? Untuk melaksanakan manajemen risiko sektor publik yang efektif diperlukan perubahan signifikan pada budaya organisasi, sehingga manajemen risiko sektor publik menyatu dalam perilaku dan aktivitas seluruh lini organisasi. Pertimbangan persepsi instansi dan publik terhadap risiko, serta sumber daya yang tersedia pada instansi, manajemen risiko sektor publik membutuhkan komitmen mulai dari pimpinan puncak sampai pegawai tingkat bawah. Untuk memulainya, diperlukan pemahaman mendasar tentang risiko, bagaimana menilainya (assessing risks), menangani, dan memonitor serta mengomunikasikannya

Atasan langsung yang tidak melakukan pemanggilan dan pemeriksaan terhadap PNS yang diduga melakukan Pelanggaran Disiplin, dan/atau melaporkan hasil pemeriksaan kepada Pejabat yang Berwenang Menghukum dijatuhi Hukuman Disiplin dijatuhi Hukuman Disiplin yang lebih berat, salah satu point perubahan ketentuan disiplin PNS dari PP 53/2010 menjadi PP 94/2021. Pada ketentuan penjelasan KMA 580 Tahun 2019 tentang Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah pada Kementerian Agama, terciptanya lingkungan pengendalian yang memadai. Salah satu pemanfaatan penggunaan https://pusaka.kemenag.go.id/pegawai, sebagai Presensi Pegawai dan Laporan Kerja, menukilkan Edaran dari Sekretaris Jenderal Nomor 37 Tahun 2022, mengenai Penggunaan Aplikasi Terintegrasi Untuk Semua Layanan Kementerian Agama memfasilitasi Sistem Presensi Pegawai ASN Kementerian Agama.

Formulasi Kebijakan Mitigasi Risiko

https://tinyurl.com/KuesionerE-PresensiKEMENAG, sebagai bentuk upaya mitigasi risiko. Alat informasi risiko bagi organisasi sehingga organisasi dapat melakukan upaya agar risiko tersebut tidak terjadi atau mengurangi dampaknya. Mitigasi risiko merupakan suatu tindakan yang bertujuan untuk menurunkan dan/atau menjaga besaran dan/atau level risiko utama hingga mencapai risiko residual harapan. Risiko residual harapan adalah besaran risiko paling kecil yang dapat dicapai dari menurunkan besaran risiko utama. Hal ini mengakomodir Prinsip yang ditetapkan KMA 580 Tahun 2019 tentang Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah pada kementerian Agama.

Tiga prinsip tersebut, meliputi: a. Prinsip Kepatuhan terhadap peraturan perUndang-undangan, b. Prinsip Berorientasi Jangka Panjang dan, c. Berimbang. Penyelenggaraan negara memerlukan unsur kepercayaan dari masyarakat. Kepercayaan tersebut dapat diperoleh dengan pelaksanaan asas penyelenggaraan negara (UU Nomor 28/1999). 7 asas penyelenggaraan negara meliputi kepastian hukum, tertib penyelenggaraan negara, kepentingan umum, keterbukaan, proporsionalitas, profesionalitas, dan akuntabilitas. Asas-asas tersebut dituangkan dalam bentuk pelayanan publik yang sudah seharusnya dikelola dengan baik dan benar.

Menjadi tuntutan penerapan manajemen berbasis risiko, setiap organisasi pemerintah mengadopsinya. Melihat formulasi kebijakan pemanfaatan penggunaan Aplikasi Pusaka Super Apps bagi Pegawai ASN Kementerian Agama. ketersinggungan risiko yang tidak dikendalikan dengan baik, akan mengganggu tercapainya tujuan organisasi.

Penerapan manajemen risiko dalam menyusun formulasi kebijakan pemanfaatan penggunaan Aplikasi Pusaka Super Apps diharapkan akan mampu mengendalikan risiko, sehingga perannya dapat berjalan maksimal. Lebih dari itu, melalui pendekatan manajemen risiko, diharapkan munculnya kebijakan mitigasi risiko sebagai pedoman strategi dan kebijakan strategis Kementerian Agama, yang mampu mendukung peningkatan daya saing secara nasional.

Implementasi Kebijakan Mitigasi Risiko

Mengembalikan citra pegawai ASN yang kurang baik dari sudut pandang kehadiran Pegawai ASN, ini menjadi stereotip sendiri di tengah masyarakat. Di samping Kewajiban setiap PNS, harus mengutamakan kepentingan Negara daripada kepentingan sendiri, seseorang maupun golongan, serta memberikan pelayanan kepada masyarakat

 Pasal 3, PMA Nomor 28/2013 Jo 45/2015 tentang Disiplin Kehadiran PNS di lingkungan Kementerian Agama, Setiap Pegawai Negeri Sipil (PNS) pada Kementerian Agama wajib memenuhi jam kerja 7,5 (tujuh koma lima) jam perhari atau setara dengan 37,5 (tiga puluh tujuh koma lima) jam dalam seminggu.

Penjelasan pasal tersebut, pada jam Kerja PNS wajib berada di kantor atau tempat kerja. Melalui Edaran dari Sekretaris Jenderal Kementerian Agama Nomor 37 Tahun 2022, mengenai Penggunaan Aplikasi Terintegrasi Untuk Semua Layanan Kementerian Agama memfasilitasi sistem presensi Pegawai ASN Kementerian Agama.

Menjawab pokok permasalahan di atas, Sistem Presensi yang dapat diakses dan dimanfaatkan oleh Pegawai ASN Kementerian Agama. Aplikasi Pusaka Super Apps, presensi secara online kehadiran akan terekam oleh admin Kementerian Agama pusat.

Tentunya aplikasi ini, mampu menjadi aplikasi andalan Kementerian Agama yang memberikan kemudahan serta optimalisasi layanan. Beberapa catatan fenomena permasalahan internal pengelolaan dalam penggunaan Presensi Aplikasi Pusaka Super Apps, dirinci: a. Solusi terkait kendala melakukan presensi dikarenakan tidak adanya jangkauan internet: b. Pengajuan ketidakhadiran Pegawai ASN, dengan status ditolak ini merugikan Pegawai ASN itu sendiri. Penyebab beberapa pengajuan kehadiran ditolak, dikarenakan kesalahan memilih jenis ketidakhadiran, dokumen yang diupload dan lain sebagainya; c. Kepastian Dari interval Waktu Perubahan Titik Koordinat yang berubah ubah. d. Terlupa absen masuk dan pulang bagi JF tertentu dalam pelaksanaan tugas monev di kecamatan. e. Terkait belum dapatnya unor pada satuan kerja tertentu (permohonan Surat sudah dilayangkan, belum ditindaklanjuti), f. penetapan Titik koordinat yang berbeda dari tempat penugasan Pegawai ASN.

Mitigasi risiko eksternal dalam penggunaan Presensi Aplikasi Pusaka Super Apps juga perlu disikapi, meliputi: a. Penanggung Jawab atas pemanfaatan dan keamanan perangkat Aplikasi Pusaka Super Apps dan kelengkapannya dari gangguan pengrusakan fisik maupun non-fisik yang keberadaannya terpusat; b. Pendelegasian dan batasan kewenangan admin Aplikasi Pusaka Super Apps, yang bertanggung jawab terhadap pemanfaatan, pemeliharaan, dan keamanan masing-masing satuan kerja; c. Apabila terjadi kerusakan/gangguan pada perangkat jaringannya, perlu diatur dalam regulasi petunjuk teknis untuk dilakukan tindakan penanganannya. d. Biaya pemeliharaan berkala dan keamanan perangkat Aplikasi Pusaka Super Apps beserta jaringannya perlu dianggarkan.

Manajemen risiko tindak lanjut edaran dari Sekretaris Jenderal Kementerian Agama Nomor 37 Tahun 2022, sangat perlu diperhatikan. Melalui beberapa strategi, skala Nasional melalui, Workshop, Uji coba/pilot project, Pelatihan serta tahapan monitoring-reviu.

Manfaat manajemen risiko sektor publik diantaranya: a. Hal pelayanan publik, manajemen risiko membantu menaksir dampak risiko untuk dapat memastikan bahwa risiko telah dikelola, dan pengelolaan diarahkan untuk mengurangi risiko; b. Hal efisiensi penggunaan sumber daya, manajemen risiko membantu memprioritaskan, misalnya di area mana instansi sektor publik memiliki resiko besar dalam pencapaian hasil programnya, sehingga sumber daya dapat diarahkan terutama kepada area dengan risiko tinggi; c. Hal peningkatan keandalan dan kecukupan pengendalian intern, manajemen risiko dapat membantu meminimalkan pemborosan, kecurangan (fraud), dan kesalahan; d. Hal inovasi, manajemen risiko membantu menilai opsi-opsi menyangkut peluang pelayanan dan hasil yang lebih baik, serta apa yang perlu dilakukan untuk mengelola risiko-risiko yang muncul berkaitan dengan opsi tersebut.

Dalam hal ini, arah kebijakan Menteri Agama untuk meminta para pejabat eselon I dan II di lingkungan Kementerian Agama, menjadi agen dalam menyosialisasikan aplikasi Super Apps Pusaka dapat terlaksana.

(Andriandi/dewi indah ayu)