Jakarta (Balitbang Diklat)---Balai Litbang Agama Jakarta (BLAJ) meluncurkan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Surat (SIMS). Dalam sambutannya, Kepala BLAJ Samidi Khalim mengaku sangat terbantu adanya aplikasi tersebut.

“Saya sangat berterima kasih dan merasa terbantu dalam aplikasi Sistem Informasi Manajemen Surat (SIMS) atau tata naskah dan surat keluar masuk di BLA Jakarta. Karena sistem ini sangat membantu dan praktis ketika saya dari mana saja tetap bisa memberikan disposisi terhadap surat masuk yang akan kita kirim keluar,” ujarnya.

Dengan aplikasi tersebut, sebagai pimpinan ia merasa bisa bekerja kapan dan dari mana pun. Kelebihan sistem tersebut menjadikan siapa pun bisa bekerja tidak terbatas pada dimensi ruang dan waktu.

“Saya sebagai pimpinan bisa memberikan disposisi di mana saja dan kapan saja melalui aplikasi ini, sehingga tidak harus ketemu langsung. Di situ lebih enak dan simpelnya,” kata Samidi di sela fullday yang digelar di Cawang, Jatinegara, Jakarta Timur, Selasa (18/10/2022).

Kedua, sistem aplikasi manajemen persuratan ini belum banyak diterapkan di lingkungan Kemenag. “Kebanyakan masih manual,” ungkap mantan Kepala BLA Semarang ini.

Menurut dia, aplikasi SIMS sangat membantu kinerja pimpinan ketika banyak surat masuk, tugas, atau disposisi. Selain itu, gagasan tersebut merupakan wujud dukungan terhadap salah satu prioritas Kementerian Agama yang digagas oleh Menag Yaqut Cholil Qoumas, yaitu transformasi digital.

Samidi menegaskan bahwa SIMS ini tidak hanya untuk BLAJ. Akan tetapi, didedikasikan untuk Kemenag. Siapa pun dari satker mana pun di Balitbang Diklat khususnya yang menghendaki untuk pembuatan SIMS ini akan diberikan secara cuma-cuma alias gratis.

“Ini sebagai bentuk bakti kami kepada Kementerian Agama, bangsa dan negara. Jadi, ini untuk mengubah transformasi digital. Kami punya tenaga di bidang IT yang siap membantu membuatnya di mana pun,” tandasnya.

Ia berharap, SIMS mampu berkontribusi kepada Kemenag khususnya, bangsa dan negara pada umumnya. Juga untuk menunjang prioritas Kemenag dalam transformasi digital.

“Harapan kami ini bisa dimanfaatkan oleh seluruh satker di Kementerian Agama, khususnya di Balitbang Diklat yang belum menggunakan sistem informasi manajemen surat,” tuturnya.

Transformasi digital

Kepala Balai Diklat Keagamaan (BDK) Jakarta Ali Ghozi yang hadir dalam kegiatan tersebut menilai bahwa peluncuran SIMS bagus sekali. Sebab, ia menjadi dukungan yang sangat berarti bagi program Menteri Agama, yaitu transformasi digital.

“Ini merupakan suatu hal yang niscaya di era ini bahwa era milenial 4.0 mau tidak mau kita sudah harus mempunyai paradigma yang mengarah ke digital semua. sehingga program yang di-launching oleh BLA Jakarta ini memang penting,” ujarnya.

Menurut Ali Ghozi, pentingnya aplikasi SIMS ini meliputi tiga hal. Yakni, penting bagi instansi, penting bagi proses pelayanan birokrasi, dan penting juga bagi Kemenag secara keseluruhan dalam konteks mengarah ke era digital.

“Ke depan, akan banyak efisiensi dan efektivitas dalam pelayanan-pelayanan,” ujar mantan pejabat di Inspektorat Jenderal Kemenag ini.

Saat ditanya Balai mana saja yang sudah memiliki aplikasi ini, Ali Ghozi mengatakan bahwa sepanjang yang ia tahu belum ada. “Ini pertama kali. Insyallah BDK Jakarta juga. Makanya kami bela-belain datang ke sini untuk mentransformasi ini,” ungkapnya.

“Makanya kemarin waktu diskusi di kantor, meskipun para widyaiswara tidak ada yang bisa datang, tetap kita utus perwakilannya. Sebab, kami merasa perlu mensinergikannya agar bisa dipakai juga di BDK Jakarta,” sambung Ali Ghozi.

Ia berharap, aplikasi yang bagus ini bisa dikembangkan di seluruh satker di lingkungan Kementerian Agama. Adanya kebijakan Menag yang telah melahirkan SuperApp, lalu adanya inovasi dari bawah, ini menjadititik temu sehingga bisa menjadi sesuatu yang luar biasa.

Kasubag TU BLAJ Heri Susanto dalam laporannya mengatakan, kegiatan fullday peluncuran aplikasi SIMS bertema Transformasi Digital Dalam Pengelolaan Tata Naskah Dinas ini mengundang dua narasumber. Yakni, Dewi Indah Sari (Arsiparis Ahli Muda/Ketua Tim Pengelolaan Teknologi Informasi Biro Umum Kementerian Kesehatan RI), dan Azwar Sanusi Pane (Arsiparis Ahli Muda ANRI).

Kegiatan yang diikuti 50 peserta ini digelar di Hotel Harper MT Haryono Jl Biru Laut X Cawang, Jatinegara, Jakarta Timur.[]

Ova/diad