Andriandi Daulay

(Analis SDM Kanwil Kementerian Agama Riau)

Pengelolaan data pegawai di era digital menjadi krusial, terutama di Kementerian Agama yang memiliki banyak ASN di berbagai satuan kerja. Untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi, diperlukan integrasi data kepegawaian dari SIMPEG dengan sistem pembayaran gaji melalui Aplikasi Gaji Web.

Kementerian Agama terus berupaya meningkatkan efektivitas dan transparansi dalam pengelolaan data kepegawaian serta pembayaran gaji bagi Aparatur Sipil Negara (ASN). Salah satu langkah strategis yang diambil, mengintegrasikan data kepegawaian yang dikelola melalui Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dengan sistem pembayaran gaji berbasis Aplikasi Gaji Web. Upaya ini dilakukan dalam rangka memenuhi ketentuan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 62 Tahun 2023 Pasal 189 ayat (1) poin (b) tentang Perencanaan Anggaran, Pelaksanaan Anggaran, Akuntansi, dan Pelaporan Keuangan.

Untuk menindaklanjuti kebijakan tersebut, Nota Dinas Kepala Biro Keuangan dan Barang Milik Negara Kemenag RI Nomor: B-0084/B.III/KU.00/01/2025 tanggal 13 Januari 2025 menginstruksikan penunjukan Pejabat Basis Data Kepegawaian (PBDK) di setiap satuan kerja. PBDK memiliki tanggung jawab utama dalam validasi data kepegawaian dan kehadiran pegawai yang menjadi dasar pembayaran belanja pegawai. Implementasi kebijakan ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh pembayaran gaji dilakukan berdasarkan data yang akurat dan mutakhir.

Namun, dalam pelaksanaannya, beberapa tantangan muncul, seperti perbedaan format data antar aplikasi, keterbatasan kompetensi ASN dalam penggunaan sistem digital, serta kebutuhan akan koordinasi yang lebih erat antara unit kepegawaian dan keuangan. Oleh karena itu, diperlukan strategi yang efektif untuk mengatasi kendala tersebut agar proses pengelolaan data kepegawaian dan pembayaran gaji dapat berjalan dengan baik.

Langkah ini bukan hanya untuk memastikan pembayaran gaji yang tepat waktu dan sesuai data kepegawaian, tetapi juga agar transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan belanja pegawai semakin baik. Namun, tentu ada beberapa tantangan yang dihadapi dalam penerapannya.

Apa Tantangan yang Dihadapi?

Pertama, Menyelaraskan Data di Dua Sistem. Salah satu kendala utama adalah memastikan data di SIMPEG sesuai dengan data di Aplikasi Gaji Web. Ini memerlukan perhatian ekstra agar tidak ada selisih atau data yang tidak sinkron.

Kedua, Akurasi dan Validasi. Data ASN yang bertugas sebagai Pejabat Pengelola Data Kepegawaian (PBDK) harus benar-benar teliti dalam memeriksa data pegawai. Kesalahan kecil dalam pencatatan bisa berdampak pada pembayaran gaji yang tidak sesuai.

Ketiga, Kemampuan ASN dalam Menggunakan Sistem Digital. Tidak semua ASN terbiasa bekerja dengan sistem digital. Oleh karena itu, peningkatan kapasitas dan pelatihan menjadi kebutuhan penting agar proses integrasi ini berjalan lancar.

Keempat, Koordinasi Antar Unit. Keberhasilan sistem ini bergantung pada kerja sama antara unit kepegawaian, keuangan, dan unit lainnya. Tanpa koordinasi yang baik, bisa terjadi keterlambatan dalam validasi data dan pembayaran gaji.

Kelima, Keamanan dan Keandalan Data. Dengan sistem digital, keamanan data menjadi perhatian utama. Setiap pihak yang terlibat harus memastikan bahwa data pegawai tetap aman dan tidak disalahgunakan.

Bagaimana Solusinya?

Untuk menghadapi tantangan ini, ada beberapa langkah yang bisa dilakukan, yaitu:

Pertama, Peningkatan Integrasi Sistem. Sistem SIMPEG dan Aplikasi Gaji Web harus terus diperbarui agar lebih mudah diakses dan sinkronisasi datanya lebih akurat.

Kedua, Pelatihan ASN Secara Berkala. ASN yang menangani data kepegawaian perlu mendapatkan pelatihan agar lebih mahir dalam mengelola data digital.

Ketiga, Membangun Tim Khusus. Perlu ada tim khusus yang bertanggung jawab dalam pemantauan dan evaluasi sistem ini, sehingga jika ada kendala bisa segera diatasi.

Keempat, Meningkatkan Sistem Keamanan Data. Upaya perlindungan data harus menjadi prioritas agar informasi pegawai tetap aman dan tidak mudah diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

Mitigasi Risiko dalam Pengelolaan Data Kepegawaian dan Gaji di Kementerian Agama

Untuk menjalankan sistem integrasi data kepegawaian dengan sistem pembayaran gaji di Kementerian Agama, berbagai tantangan dapat muncul yang berpotensi menghambat efektivitas implementasinya. Oleh karena itu, diperlukan langkah-langkah mitigasi risiko agar memastikan bahwa setiap kemungkinan hambatan dapat diantisipasi dengan baik.

Salah satu risiko utama adalah ketidaksesuaian data antara SIMPEG dan Aplikasi Gaji Web. Untuk mengatasi hal ini, audit data secara berkala sangat diperlukan guna memastikan keakuratan informasi. Selain itu, penerapan sistem validasi otomatis dapat membantu mendeteksi anomali sebelum proses penggajian dilakukan.

Kurangnya kompetensi ASN dalam mengoperasikan sistem digital juga menjadi tantangan yang harus diatasi. Oleh karena itu, pelatihan teknis secara berkala bagi pejabat pengelola data kepegawaian (PBDK) sangat penting agar mereka dapat bekerja dengan lebih efektif. Selain itu, panduan teknis dan layanan bantuan juga harus disediakan agar pengguna sistem memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan.

Dari segi teknis, risiko gangguan atau kegagalan sistem juga perlu diantisipasi dengan menyiapkan sistem cadangan serta prosedur pemulihan data yang efektif. Infrastruktur teknologi informasi juga harus selalu dalam kondisi optimal melalui pemeliharaan berkala.

Kurangnya koordinasi antara unit kerja dapat menghambat sinkronisasi data, sehingga perlu dibentuk tim koordinasi lintas unit yang bertugas dalam monitoring dan evaluasi sistem. Rapat koordinasi rutin antara unit kepegawaian dan keuangan juga diperlukan untuk memastikan keselarasan data yang digunakan dalam pembayaran gaji.

Selain itu, keamanan data harus menjadi prioritas utama dalam sistem berbasis digital. Untuk mencegah penyalahgunaan informasi, diperlukan penerapan sistem keamanan berlapis seperti enkripsi data dan otorisasi akses pengguna. ASN juga perlu mendapatkan edukasi mengenai pentingnya menjaga kerahasiaan serta integritas data pegawai.

Melalui langkah-langkah mitigasi yang tepat dan dukungan dari semua pihak, integrasi sistem kepegawaian dan pembayaran gaji di Kementerian Agama dapat berjalan lebih lancar dan aman. Lebih dari sekadar kepatuhan terhadap regulasi, ini adalah bagian dari upaya menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik, di mana setiap pegawai merasa nyaman dan dihargai atas kinerjanya. Dengan sistem yang lebih terstruktur dan koordinasi yang solid, kesejahteraan pegawai dapat lebih terjamin, sehingga mereka bisa fokus menjalankan tugasnya dengan lebih baik dan tanpa hambatan.

(Andriandi Daulay)